مهام وظيفة مسجل معلومات، كونها من الوظائف التي تستقطب الكثير من الاهتمام، وهذا الاهتمام يأتي وليد الأهمية الكبيرة التي تستحوذ عليها، والتميز الهائل الذي يتعلق بشاغلها، والمهارات المتطورة التي يجب عليه التحلي بها من أجل شغل هذه الوظيفة، وهذا لأنها من ضمن الوظائف الدقيقة والتي لا مجال فيها للخطأ، ومن ضمن المهارات الواجب توافرها في شاغليها مهارات التنظيم والأمانة والحفاظ على سرية البيانات والمعلومات ومهارات الإدارة، وفي سياق الحديث حول هذه الوظيفة نتبين مهام وظيفة مسجل معلومات.
الفرق بين مسجل معلومات ومدخل بيانات
الحديث عن وظيفة مسجل معلومات يستدعي الحديث عن وظيفة مدخل البيانات، حيث يجد الكثير لبساً في التفريق بينهما، ويخطئ الكثير في الاعتقاد بأن وظيفة مسجل المعلومات هي ذاتها وظيفة مُدخل بيانات، ولهذا لابد من توضيح الفروقات القائمة بين هاتين الوظيفتين والتي تتمثل في كون وظيفة تسجيل المعلومات تتمحور حول ادخال المعلومات والقيام بحفظها ضمن قاعدة البيانات الخاصة بالشركة، وبالتالي تضم هذه القاعدة كم هائل من المعلومات المتعلقة بمواضيع وسجلات الشركة، في حين أن عملية تدخيل البيانات تتمحور حول ادخال البيانات المتعلقة بأمر معين دون التدقيق فيها، أي إدخالها كما هي.
شاهد أيضا: مهام وظيفة مفتش اداري مساعد
مهام وظيفة مسجل معلومات المرتبة السادسة
تعد وظيفة مسجل المعلومات من الوظائف التي تحظى بأهمية بالغة جداً، حيث تعتمد عليها الشركات والمؤسسات بصورة كبيرة ولا يمكن الاستغناء عن هذه الوظيفة أبداً، كما أنها لازمة بشكل أساسي في شتى القطاعات والمجالات، وهي غير مرتبطة بحجم الشركة حيث تحتاجها الشركات الصغيرة والكبيرة، وتتمحور مهام مسجل المعلومات حول ما يلي:
- يحفظ البيانات التي يتم تسجيلها وفقاً لنظام يتم اعتماده من قبل الشركة التي يعمل لديها.
- يعمل مسجل المعلومات في الدليل التنظيمي على تسجيل أسماء طلاب الصف الأول في نظام نور.
- يدخل البيانات التي تتعلق بغياب أو تأخر الموظفين في المدارس وفقاً للبرنامج المخصص لهذا الأمر.
- يساهم في تجهيز جميع البيانات الخاصة بأسماء الطلاب الخريجين من المدرسة.
- يطبع البيانات المتعلقة بالطلاب الجدد وبالتحديد في التعليم الابتدائي.
- يساهم في معالجة أي عيوب يمكن أن تطرأ في عملية التسجيل.
- يعمل على استخراج النتائج والبيانات المتعلقة بالمدرسة.
- له دور فعال في متابعة كل المتطلبات التي يحتاجها الحاسب الآلي.
شاهد أيضا: مهام وظيفة فني تغذية في المستشفيات
الوصف الوظيفي مسجل معلومات
في سياق الحديث حول وظيفة مسجل معلومات لابد من القول بأن هذه الوظيفة لا تحتاج لمؤهلات أو مهارات دراسية، حيث يمكن الاكتفاء بشهادة الثانوية العامة من أجل التقديم عليها، كما تتطلب بعض الشركات العمل في مجال معين او الحصول على خبرة في هذا المجال من أجل شغل وظيفة مسجل معلومات، وفيما يلي نتبين الوصف الوظيفي الخاص بوظيفة مسجل معلومات:
- تجهيز كل المعلومات التي يتطلب منه تسجيلها في نظام معين ووفق آلية معينة.
- العمل على ادخال البيانات المطلوبة للحاسب الآلي.
- يعمل على اخراج البيانات المطلوبة من الحاسب الآلي ويساهم في مراجعة هذه البيانات من باب التأكد من سلامتها.
- يحفظ الوثائق بعد انتهاء تسجيله لها من أجل استعادتها عند الحاجة.
شاهد أيضا: نموذج خطاب تقديم وظيفة جاهز
طبيعة عمل مسجل معلومات
تتمحور طبيعة عمل مسجل معلومات حول ادخال المعلومات المطلوبة في الحاسب الآلي، وهذه العملية تتطلب المضي وفق نظام معين ومنهجية معينة يتم تحديدها من قبل الشركة أو المؤسسة التي يشغل فيها الموظف منصب مسجل معلومات، ويتواجد الكثير من الأنظمة التي يتم الاعتماد عليها من أجل ادخال البيانات لها، كما أنها صُممت خصيصاً من أجل ادخال البيانات وتطبيق التدقيق عليها، كما أن هذه البرامج تساهم في الاشراف على كل البيانات التي تم إدخالها فيها، وتتولى اعداد التقارير الخاصة بهذه البيانات.
مواصفات العامل بوظيفة مسجل المعلومات
تتعدد المواصفات الواجب توافرها في العامل بوظيفة مسجل المعلومات، وهذه المواصفات لها دور فعال في تطوير مهارات وقدرات الموظفين والمساهمة في تنمية كفاءتهم وقدراتهم من أجل النجاح في هذه الوظيفة والتميز فيها، وهذه المواصفات تتمحور حول ما يلي:
- الدراية الكاملة بالتعليمات الخاصة بتسجيل البيانات.
- المعرفة بالبرامج التي يتم استخدامها لأجل ادخال البيانات.
- معرفة آلية تنظيم وتصنيف الوثائق.
- السرعة في ادخال البيانات.
- القدرة على التنظيم والترتيب والحفظ.
- التمكن من إعداد التقارير الفنية.
- القدرة على التواصل والتفاعل مع الآخرين بشكل فعال.
تتمثل مهام وظيفة مسجل معلومات المرتبة السادسة كونه يتولى مسجل المعلومات تسجيل البيانات المتعلقة بالشركة التي يعمل بها من خلال الحاسب الآلي.